MS Ignite 2019 : Knowledge Management avec le Projet Cortex

Le projet Cortex est la principale nouvelle de cet MS Ignite en termes de gestion de contenus.

La gestion des connaissances est un serpent de mer des DSI depuis les années 2005. L’idée, sur le périmètre IT, est de pouvoir gérer les connaissances au sein de l’entreprise, constituer des bases de connaissances afin de mettre tout le monde au diapason dans l’utilisation du vocabulaire métiers, des acronymes spécifiques à la culture d’entreprise, la dénomination des grands projets d’entreprise, etc. Cela a abouti à des tentatives de constitution de bases de connaissances, souvent sur des bases de technologies Wiki qui ont périclité car trop couteux à rédiger et à mettre à jour. C’est là que Microsoft arrive avec un bel exemple d’utilisation de l’Intelligence Artificielle et de la recherche intégrée avec le Projet Cortex.

[English version of this article available here]

Il est ici question de mettre à disposition dans tous les tenants d’un « Knowledge center ». Son contenu sera compilé à partir du moteur de recherche de Microsoft 365 (Documents, sites, personnes, autres sujets, discussions) et à partir des capacités d’IA d’Azure.

Cela apparaitra aux utilisateurs à divers endroits tels que les mails, documents, résultats de recherche où la première occurrence d’un terme contenu dans le centre de connaissance sera souligné. Au survol de la souris, une fenêtre contextuelle apparaitra donnant la définition et les liens vers les contenus principaux s’y rapportant.

menu contextuel sur un terme identifié

Menu contextuel sur un terme identifié

Un clic sur le titre amènera à la page dédiée dans le centre de connaissances.

page dédiée du centre de connaissances

Page dédiée du centre de connaissances

On remarquera le tout nouveau composant de « related topics » qui donne une représentation visuelle de la distance entre les sujets (topics).

Illustration de la session de la session de Naomi Moneypenny et Jeremy Chapman indiquant comment est calculée la distance entre les termes.

Illustration lors de la session de Naomi Moneypenny et Jeremy Chapman indiquant comment est calculée la distance entre les sujets (topics).

Ces informations seront disponibles aussi au sein des fichiers Word. Il suffira de sélectionner une expression, clic droit > « Smart lookup » qui permettra d’afficher dans un panneau latéral le contenu de la fenêtre contextuelle déjà rencontrée dans Outlook auparavant.

Intégration des knowledge topics dans Word

Intégration des knowledge topics dans Word

A noter aussi qu’une intégration Teams serait déjà prévue avec un « Knowledge bot » qui permettra d’interagir avec le centre de connaissances.

Le bot lié au knowledge center dans Teams

L’agent conversationnel lié au centre de connaissances dans Teams

Comment cela va-t-il fonctionner ?

On ne dispose pas encore de la documentation technique mais on peut déjà assumer que :

  • Le contenu va reposer sur une collection de sites SharePoint avec des pages Wiki modernes qui sera provisionnée par défaut.
  • Microsoft l’a affirmé, les permissions et la conformité seront assurées (ce qui découle du fait que les pages liées aux « topics » seront des pages SharePoint avec des WebPart dont les résultats reposeront sur le moteur de recherche).
  • Les ensembles de termes (term sets) serviront à démarrer le vocabulaire du centre de connaissances, ce qui à valu au magasin de termes une interface graphique toute neuve et des limites repoussées.
  • Les experts interne de l’entreprise pourront revoir, éditer et approuver les contenus de ce centre de connaissances.
  • Il sera possible d’avoir une gestion fine des termes disponibles dans la base de connaissances, d’en soumettre, de les faire valider ou d’en bloquer. C’est d’ailleurs le conseil fourni pour démarrer : commencer avec un jeu réduit d’informations à « miner » au démarrage.

On a aussi pu voir arriver une série de nouvelles WebParts SharePoint qui serviront dans ce portail.

WebPart SharePoint du knowledge center

Nouvelles WebParts SharePoint du knowledge center

Pour en savoir plus sur le projet Cortex https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-365-Blog/Introducing-Project-Cortex/ba-p/966091 (ça n’apparait pas encore dans la roadmap officielle Microsoft mais c’est annoncé être prévu pour 2020).

Pour en savoir plus sur les annonces du MS Ignite 2019 autour des Content Services, voir aussi les articles suivants à paraitre:

Des nouveautés que vous pourrez retrouver lors de l’Ignite Tour organisé par Microsoft et lors du MWCP 2019 organisé à Paris les 9, 10 et 11 Décembre par la communauté des Experts.

Et si c’est la sécurité M365 qui vous intéresse, il y a une Préconférence d’une journée complète sur le sujet de Guillaume Mathieu et moi même.

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