Précis sur l’archivage a valeur probante

Il faut déjà s’entendre sur le mot archivage.
Les équipes IT, en particulier, y voient le « stockage » des documents les « moins utiles ». Je parlerai ici d’archivage au sens métier, nécessaire en entreprise pour deux raisons :

  • La gestion des connaissances (KM – Knowledge Management), où on conserve à titre de mémoire, pour retrouver une information dont on a besoin dans son activité au sein de l’entreprise.
  • L’archivage à caractère légal, ou plus précisément, disposant d’un niveau de « valeur probante« , celui ci ayant des implications juridiques et techniques profondes.

Pour le deuxième point, le document électronique a valeur de preuve face à un juge en cas de problème comme n’importe quel document papier. Dans le cas de la France, la loi reconnait qu’un document électronique peut servir de preuve. Ce n’est pas le cas de tous les pays. L’Italie ne le reconnait pas et les USA ne partagent pas les mêmes notions quand ils parlent de Records Management, s’attachant surtout à la non modification des documents.

Et voici ce que vous dit la loi française :

Art. 1316-3 du Code Civil « L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. »

Oui, mais le diable est dans les détails.

Art. 1316-1 du Code Civil « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Avec des conditions pareilles et aucun détail, difficile de dire si on est dans les clous ou pas quand on veut se débarrasser du papier. La décision dans le cas français revenant à l’appréciation du juge uniquement. Il vous faut alors appel à des archivistes et/ou des juristes (de demandez pas à l’IT, ce n’est pas leur métier) qui, avec un peu de méthode, vous annonceront combien de temps vous devez conserver vos documents en tant qu’archives intermédiaires et suivant quelles normes (Records Management, NF 42-013/ISO 14641, MoReq, etc.).

Dans les cas de grandes entreprises avec de gros enjeux sur leurs documents, il y a derrière un fort coût car cela demande souvent la mise en place d’un système de SAE (Système d’Archivage Electronique) et un service de signature électronique faisant intervenir un tiers de confiance externe.

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