Archivage électronique à l’heure du Cloud et du blockchain

Alors que la tendance est à la robotisation et au saupoudrage d’IA à tout va dans l’actualité IT, on en viendrait à oublier des sujets classiques mais toujours actuels tels que l’archivage continuent eux aussi d’évoluer.

Je parlais justement dans un précédent article de l‘archivage à valeur probante, qu’est ce que les technologies d’aujourd’hui et de demain nous réservent sur le sujet?

Maintenant : SharePoint & Cloud

Tout d’abord, SharePoint est l’un des rares systèmes permettant de faire une GED (très) conviviale et incorporant une brique d’archivage sans surcout (Records Centers et eDiscovery). Si la norme ISO 15489 (Records Management) est suffisante, il sera parfait. Ajoutons à cela qu’il embarque nativement sur toute la gamme O365 une fonctionnalité d’eDiscovery, permettant de retrouver et exporter en quelques clics tous les documents susceptibles de concerner une affaire juridique en cours.

Sinon, il faut regarder une solution tierce. Pourquoi? Parce que, globalement, le juge peut suspecter une modification frauduleuse du document et le rejeter (à noter que cela demande à soudoyer un administrateur SQL ayant de connaissances très pointues en SharePoint pour pouvoir trouver le document dans la base de données et le modifier. C’est quand même extrêmement peu probable).

C’est là que Office 365 arrive et le Cloud de manière générale. Comment modifier un « Records », que ce soit un document SharePoint (Records inplace ou dans un Records Center), ou un mail dans Outlook? et bien aucun. Les serveurs ne sont pas chez vous et les API ne le permettent pas, quel que soit votre niveau de droits. Quand à la probabilité de soudoyer un administrateur Microsoft (à vrai dire, il faudrait en soudoyer deux quand on connait les procédures et ça serait tracé en interne vu l’interminable liste de normes que Microsoft respecte), il parait aberrant qu’un juge envisage cette hypothèse farfelue. De facto, et bien, un Records dans le Cloud est une bien meilleure preuve que s’il était stocké sur le réseau de l’entreprise!

Petite précision : cet argument ne vaut que si vous confiez vos documents à de « gros » acteurs du Cloud, qui ne s’amuseront pas à laisser de failles de sécurité et encore moins les communiquer à leurs clients (on ne rigole pas, ce fut le cas de plusieurs logiciels de comptabilité spécialisés en France il y a quelques années).

Pour demain : En dehors du Cloud?

Le problème se pose pour les acteurs du bancaire / assurance / médical / défense qui pour des raisons légales ne peuvent pas stocker en dehors de leur réseau ou en dehors du pays. Le Cloud de grands acteurs et pour eux exclu sur les documents sensibles, ceux là même où il y a le plus besoin d’archivage à valeur probante et comme dit précédemment, un système complet coute souvent cher.

Et bien pour cela, il faut encore attendre un peu, mais il y a bien du nouveau qui arrive et c’est les blockchains! Ces dernières servent à tracer des informations (comme des documents) de manière décentralisées, sans tier de confiance! On peut donc s’attendre à voir arriver des solutions sur le sujet.

On peut même envisager des blockchains internes au réseau de l’entreprise qui, tant que le nombre de nœuds est suffisant, permettront de donner un niveau de preuve. De quoi chambouler les normes existantes.

Et pour plus tard

Et si cela ne suffit pas, Microsoft investi dans la recherche pour le stockage ADN avec l’ambition de proposer dans 3 ans une solutions dans un de ses datacenters, stockant 200Mb de data par brin d’ADN avec une stabilité dans la conservation inégalée, de quoi révolutionner les supports de stockage et encaisser les volumétries gargantuesques de data qui s’annoncent.

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