Où vont les documents dans O365 ?

Ces derniers mois, Microsoft déploie à un rythme soutenu de nouveaux outils dans l’offre O365 (O365 groups, Flow, Power Apps). A tel point qu’il devient compliqué pour les décideurs, de petites ou grandes entreprises clientes d’Office 365, de s’y retrouver et savoir quels outils promouvoir au sein du SI pour le partage de documents. La question se pose aussi pour les clients de l’offre classique OnPremise de Microsoft tant il apparait qu’Office 365 représente aujourd’hui l’avant-garde de la feuille de route Office On Premise.

Cependant, si on prend la peine de poser la question correctement, elle trouve ses réponses. Et on observe que tous les outils existants ont leur place. C’est en préparation de cela que j’avais proposé il y a un mois un article sur « Où vont les documents d’entreprise ? » dans lequel je reposais quelques concepts de base dans la gestion documentaire. La question essentielle à se poser dans ce cas-là était simple : « Qui devra pouvoir avoir accès à ces documents ? ».

Et bien voici l’application à Office 365.

Les documents destinés à l’extérieur, tout public

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Ce sont les documents devant être publiés sur Internet, que ce soit le site web ou sur des sites sites spécialisés (Youtube pour les video, Docs pour les documents, Github pour les sources, etc. )

Là-dessus, O365 n’a aujourd’hui plus d’offre. Il y a eu, à l’époque, l’idée d’un site SharePoint public qui allait avec tous les abonnements mais cette époque est révolue. Il faudra donc se tourner vers des solutions tierces qui sont légions sur le Net (WordPress.org, etc.).

Les documents destinés à des populations externes ciblées

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Les documents à partager avec vos clients, fournisseurs ou partenaires vont dans les extranets.

Pour ce type d’usage, Office 365 a plusieurs réponses possibles :

  • C’est une communication d’individu à individu, les échanges entre les deux entreprises ne se font pas dans un cadre formel, il n’y a pas d’équipe à proprement parler d’un côté ni de l’autre. Dans ce cas, OneDrive est une solution tout à fait indiquée. L’autre avantage de OneDrive est sa rapidité et sa facilité de prise en main; il nécessite très peu d’effort coté support et formation.
  • C’est une communication plus formelle avec une organisation, dotée d’équipes cotés clients/fournisseurs et les besoins sont très basiques en termes de gestion des permissions: les Groupes O365 sont là pour ça. Ils compilent une adresse mail commune, un groupe de sécurité, un agenda et une collection de site SharePoint dédiés dont les droits sont directement pilotés par la liste d’appartenance au groupe. A noter que dans un futur assez proche, il est prévu que le dernier venu, Teams, permette aussi d’interagir avec des extérieurs et pourrait dés lors se positionner à la place des Groupes O365.
  • C’est une communication formelle, toujours avec une organisation, dotée d’équipes cotés clients/fournisseurs mais les besoins sont plus fins en termes de gestion des permissions (par exemple pour avoir des documents accessibles uniquement par les employés internes et d’autres par les internes et les externes): dans ce cas la création d’un site d’équipe SharePoint sera plus recommandée. Ce dernier permet de gérer les permissions par sites, sous-sites, librairies, dossiers, sous-dossiers voire documents. Il est à noter que, même si SharePoint est un outil assez simple à prendre en main, il offre de nombreuses options ce qui implique un certain investissement sur le support et la formation des utilisateurs. Il sera donc à réserver plutôt aux organisation matures et d’une certaine taille.

Pour rappel, les comptes externes sont gratuits dans la plupart des plans Microsoft (c’est à dire les utilisateurs extérieurs à votre organisation, pour lesquels vous n’avez pas acheté de licence O365).

Les documents à usage interne accessibles de toute l’entreprise

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On parle ici d’Intranet et SharePoint est un excellent outil pour les créer rapidement et à moindre coût (pour peut qu’on prenne une bonne méthodologie). Il dispose de tout le nécessaire en terme de mise en forme de l’information, adaptation à la charte graphique de l’entreprise, gestion des fichiers multimedia, et rédaction de pages de contenus. La prochaine évolution des « Modern teamsites », actuellement en  cours de déploiement, apportera en plus du visuel plus moderne, un responsive design sur toutes les pages.

Les documents à usage interne correspondant à des processus définis

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C’est ici qu’on parle de Gestion Électronique des Documents (GED). Pour tout ce qui est document relatif à un processus, c’est dans un SharePoint et nul autre outil que le document devra aller.

Les réputations ayant la vie dure, certains pensent encore que SharePoint ne sait pas tenir la distance comparé à des solutions historiques du marché (LiveLink, FileNet, etc.), c’est globalement assez faux et si le sujet vous intéresse, je vous invite à lire ses quelques slides.

Les documents à usage interne hors processus réguliers

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On adresse ici le collaboratif à proprement parler. C’est à dire que ce sont les fonctionnalités de co-édition, partage, productivité qui priment sur le respect des processus et du plan de classement. On se retrouve sur un cas similaire à ce qui a été présenté pour les extranets.

  • Si c’est une communication d’individu à individu: OneDrive, particulièrement pour les structure ayant une DSI avec peu de moyens.
  • Pour tout ce qui est communication à plusieurs, interaction sociales, par mail, etc. il y a le dernier né de l’offre O365 : Teams. Très inspiré de Slask, cet outil collaboratif orienté autour du chat mais aussi connecté à Skype pour les conférences, à SharePoint pour le stockage et bien d’autres devrait ouvrir de nouveaux horizons sur les usages. Si l’usage est plus classique, c’est à dire orienté autour du mail et des documents, il reste toujours possible de se contenter d’un groupe Office 365.
  • Enfin, si les besoins collaboratifs s’orientent essentiellement sur les documents et/ou qu’il est nécessaire de gérer des permissions finement (par dossier ou par document), les sites d’équipe SharePoint sont une solution toujours d’actualité. Il faudra veiller à disposer d’un support et de formation internes, sauf à considérer que vos utilisateurs sont déjà un peu geek sur les bords.

Les archives

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SharePoint propose des fonctionnalités de gestions des archives, que ce soit périodes de rétentions, les enregistrement sur place (Records Inplace), les Records Center ou encore le eDiscovery, toutes ces fonctionnalités sont natives et permettent de répondre à la norme ISO 15489. Cette dernière est largement suffisante pour la plupart des organisations mais dans le cas d’organismes publics, de santé, recherche, bancaires, défense, les exigences réglementaires et normatives sont plus contraignantes et pourront forcer à envisager à emploi d’un Système d’Archive Electronique (SAE). Cela n’enlève rien à l’emploi de SharePoint comme GED ou collaboratif, mais on remplacera alors les Records Center SharePoint par le SAE pour peut que ce dernier propose un connecteur avec SharePoint online (ou sinon, vous avez la méthode Dilbert 😉 )

Les documents personnels

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Enfin, pour tout ce qui est documents personnels, OneDrive reste l’application reine.

Et Yammer dans tout cela ?

Et bien Yammer est un réseau social d’entreprise, un outil de communication, pas de gestion documentaire. Donc les documents sont à stocker dans les différents outils cités et de n’en partager que le lien sur Yammer, comme on partage un lien vers un article sur Tweeter ou Facebook et non pas le fichier lui-même.

De tout ceci découlent deux choses :

  • Vous avez désormais une matrice de (macro) classification documentaire que vous pouvez adapter aux spécificités de votre contexte afin d’établir les bases de votre gouvernance documentaire (rien que çà ! … de rien, ça me fait plaisir)
  • Il apparait aussi que, comme on l’entend trop souvent, « on va migrer tous les disques partagés dans O365 » ne se fait pas en un claquement de doigts. C’est une erreur classique des DSI que de voir les documents comme un amas informe de fichiers avec des coûts de stockages et des tickets de supports associés. Encore une fois, un document est la trace d’une activité. Chaque activité ses outils en fonctions de ses besoins. Ces besoins peuvent être découpés suivant la matrice précédente mais chaque ligne doit être vue comme un projet à part, avec son budget, son planning et surtout son support. Autant l’Intranet est un projet qui siéra à la communication interne, autant le RSE à la RH, la GED aux métiers, l’archivage au Legal ou à la conformité, etc. Comme souvent, quand il s’agit de manger un éléphant, il est plus sage de le faire « une bouchée à la fois »

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