Où vont les documents d’entreprise?

Un document n’est toujours que la trace d’une activité ou le support d’une communication. Quand il s’agit d’organiser les documents dans l’entreprise, les mêmes questions reviennent sans cesse et rares sont celles qui sont mûres sur le sujet. Pour tout ceci et pour donner un peu de structure aux articles à venir, je vous propose de voir dans quel outil un salarié se devrait d’aller chercher (et donc déposer) ses documents au sein du SI.Et pour répondre à cela, plutôt que de réfléchir en termes de fonctionnalités, je vous propose d’aborder la question suivant un axe simple : « Qui devra pouvoir avoir accès à ce document?« .

Cela permet de balayer un éventail non exhaustif des outils de la famille de l’ECM (qui mériterait son article à lui tout seul) et le tout se résume en un schéma :
ou-vont-les-documents-neutre-fr

Les documents destinés à l’extérieur tout public

Généralement, ceux-ci ne posent pas beaucoup de problème, c’est la communication et le marketing qui les gèrent. Même s’ils ont été rédigés à partir d’outils à usage interne, ils finissent sur le site web de l’entreprise. Suivants les cas (format du fichier, secteur d’activité), il sera pertinent de le stocker sur un service en ligne tel que Youtube/Dailymotion pour les vidéos, Github/docs.com pour des documents techniques, etc.
Certaines entreprises, à défaut de site web, diffuseront encore leurs documents au travers de boites à spam listes de diffusion (et pourquoi pas courrier papier tant qu’on y est).

Les documents destinés à des populations externes ciblées

On parle là des documents à partager avec les clients, fournisseurs et partenaires. Il faut des zones de partages dédiées pour chacun des acteurs avec un cloisonnement fort au niveau de la sécurité. On met en place un Extranet pour cela.
A défaut d’Extranet, qui, si vous n’êtes pas sur le Cloud, oblige à mettre en place une complexe et couteuse DMZ, ses échanges passent par le courrier électronique ou papier ce qui n’est ni efficace, ni sécurisé.

Les documents à usage interne accessibles de toute l’entreprise

Ce sont tous les documents auxquels tout employé doit pouvoir avoir accès (règlement intérieur, procédures, formulaires, etc.). On met cela dans l’Intranet de l’entreprise. On y retrouve aussi généralement les actualités, le calendrier des événements de l’entreprise.
A défaut d’un tel outil, c’est généralement un ou plusieurs disques partagés ouverts à tous qui font le travail tant bien que mal.

Les documents à usage interne correspondant à des processus définis

Que ce soit la facturation, le courrier entrant, les processus métiers, etc. Toutes ces activités de l’entreprise qui sont bien rodées, bien normées, génèrent des documents faciles à classer (le classement correspondant au processus). C’est pour répondre à ce genre de besoin que dans les années 90 les outils de GED (Gestion Électronique de Documents) sont apparus.
Là encore, une entreprise qui n’en est pas équipée se débrouillera avec un disque partagé, des dossiers et sous dossiers en priant pour que les utilisateurs respectent le plan de classement défini au départ.

Les documents à usage interne hors processus réguliers

C’est un gros morceau de la production documentaire de l’entreprise : les comptes rendus, les présentations, et tous les documents qui, en cas d’audit, vous voudraient un coup de règle sur les doigts sous prétexte que votre manière de travailler n’est ni auditable ni reproductible. On retrouve aussi là dedans une bonne partie des documents destinés à la GED dans leur phase de rédaction. On est là dans les outils de partage d’information et de la collaboration. C’est pour cela qu’on parle d’outils collaboratifs (ce qui inclue généralement aussi des notions de partage d’informations autres que des documents telles que des calendrier, des tâches, des contacts, etc.).

Les archives

Au sens archivistique, je parle là des archives intermédiaires ou historiques. Pour le commun des mortels, cela correspond aux documents dont on n’a plus l’usage courant dans l’entreprise mais qu’il faut encore conserver (l’ancienne version du règlement intérieur, les contrats terminés mais pouvant encore faire l’objet d’un litige, etc.).
C’est les répertoires \Archives\ des disques partagés qui servent souvent de mouroir pour les documents et dans lesquels plus personne n’ose mettre le nez pour faire le ménage et supprimer le superflue.

Les documents personnels

Ce sont les documents qui ne doivent pour l’instant pas être partagés car ils ne doivent pas (encore) être connu d’autres que le rédacteur.
Il n’y a généralement aucun outil dans les entreprises pour les stocker donc ils finissent par défaut … sur le disque dur l’ordinateur de l’utilisateur (\Mes documents\ ou carrément le bureau).

Avec cela, on fait le tour de toute la production documentaire d’une entreprise.

Vous remarquerez qu’il n’est pas question de réseau social d’entreprise (RSE) et c’est volontaire. Le RSE est un outil de communication, pas de stockage. Idéalement, aucun document de devrait être stocké dans un RSE, il ne devrait y être partagés que des liens pointant vers des documents stockés dans les outils listés ci dessus. Pourquoi donc? Et bien, de même qu’on s’amuse assez peu à héberger ses documents sur Facebook, sauf à vouloir être sûr des ne pas les retrouver plus tard, ensevelis sous ce qui sera venu par la suite, on ne va pas plus le faire dans un réseau social d’entreprise. Ajoutons à cela, qu’il lui manque tout ce qui est archivage, donc libre service le jour où il y a un litige impliquant ce document.

Finalement, tout cela pose plus de problème que de solution. C’est pour cela que prochainement, je publierai la même grille d’analyse, mais appliquée à Office 365, l’offre SaaS de bureautique Digital Workspace de Microsoft. Cela permettra d’illustrer le propos et de donner les bons usages sur l’offre très fournie de cet éditeur.

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