Le ROI d’un projet ECM

Une entreprise qui ne délire pas trop dans ses prises de décisions concernant ses projets, que ce soit informatiques ou autres, se pose la question de son ROI, son retour sur investissement. C’est à dire combien de temps il lui faut pour récupérer au moins l’argent qu’elle a investi dans le projet et combien il lui en rapportera par la suite.

Même si on vous dit « qu’il n’y a pas le choix, qu’il faut absolument faire ce projet« , c’est qu’il y a une contrainte légale ou concurrentielle qui va couter tellement cher que ne pas le faire revient à mettre la clef sous la porte, auquel cas, le ROI est déjà tout fait.

Maintenant, la question est de savoir comment le calculer. Dans le milieu des technologies de l’information d’entreprise, c’est rarement simple. L’exemple flagrant, il y a quelques décennies, est celui des chefs d’entreprises qui refusaient la mise en place d’un système de messagerie électronique, le bon vieux mail, sous prétexte qu’il n’y trouvaient pas de ROI. Ça semble bête, mais à l’époque, ça faisait débat. Aujourd’hui, les entreprises qui ne sont pas passées au mail ne sont plus là pour en parler.

Le premier réflexe est de chercher les économies qui seront générées:

Par les coûts directs

Si vous êtes sur un projet de dématérialisation d’un processus, une activité reposant encore sur le papier, on va par exemple chercher à calculer les économies liées  :

Archives

Le charme de la salle d’archive, on n’en parle pas assez

  • Au papier, imprimantes, consommables
  • Au stockage physique (surface de stockage, etc.)
  • Au personnel dédié à la gestion des archives/saisies

Si vous êtes sur un projet visant à remplacer des systèmes informatiques existants, vous calculez le coût des machines, celui des licences et celui de la maintenance du système.

C’est dans l’ensemble assez facile à calculer mais vous n’arrivez pas forcément à justifier le montant de votre nouveau projet seulement avec ça.

Par les coûts indirects

C’est les coûts qui sont autour. Concrètement, vous raclez les fonds de tiroirs pour voir où il y a encore des économies à faire. Exemples :

Café machine

La mauvaise nouvelle, c’est que vous aurez moins de temps pour aller boire des cafés pendant que vous lancez vos recherches. La bonne, c’est que de toute manière, celui de la machine automatique était horrible.

  • Processus achats
  • Timbres, enveloppes, recommandés si vous aviez des communications par voie postale
  • Temps passé par l’ensemble du personnel
  • Temps de recherche de document

Quelques éléments clefs à avoir en tête par exemple : on considère que le personnel en entreprise passe 20% de son temps à rechercher des documents. Et il y a quelques années, Fujitsu observait qu’un document était imprimé 9 fois en moyenne.

Par contre, on commence à sortir le doigt mouillé quand à l’utilisation de ces chiffres. C’est moins simple à chiffrer et on a forcément du mal à estimer quelle part sera réellement économisée.

Mais ne s’intéresser qu’à ça, c’est manquer le plus gros, à savoir :

Les nouveaux usages

Et c’est là que vous pouvez toucher le jackpot.

Dans le documentaire, par exemple, combien peut me couter une erreur de document? Par exemple repartir d’une mauvaise version du document.

Combien peut me couter l’absence de document, parce que je n’y ai pas accès, ou simplement parce que je n’arrive pas à le retrouver.

Un exemple emblématique relaté par Jeff Sutherland dans son ouvrage sur Scrum, est celui du FBI.

Ça se passe avant le 11 septembre. A cette époque, les rapports des agents du FBI étaient encore au format papier (ils cherchaient à informatiser le processus depuis des années, en vain. Vous vous doutez bien que c’est Scrum qui a permis de résoudre la situation).

Le rapport final de la commission finale d'enquête sur le 9/11

Le rapport final de la commission finale d’enquête sur le 9/11

Conséquence, un temps de recherche faramineux et un coût pour faire les recoupements d’informations tellement énorme que c’était soit peu, soit pas fait du tout. Résultat des courses, deux avions dans les tours et lorsqu’on s’est penché sur les archives du FBI, n’en déplaise aux conspirationnistes, il y avait bien des éléments d’informations qui auraient pu servir à prévoir, mais ils étaient inexploités.

The FBI’s information systems were woefully inadequate. The FBI lacked the ability to know what it knew : there was no effective mecanism for capturing or sharing its institutional knowledge.

La remarque est cinglante dans le rapport final de la commission d’enquête sur les événements. Bien sûr, ça n’était pas seulement un problème d’outil, mais aussi d’organisation (l’un sans l’autre n’existe pas). Mais imaginez ce qu’un moteur de recherche moderne aurait pu permettre… et économiser.

A l’échelle d’une entreprise actuelle, à qui on ne souhaite pas l’arrivée impromptue d’avions dans les tours, il faut là aussi voir les gains en termes de nouvelles activités, de recherches, de rapidité, de réactivité et de maitrise du risque. Contrôler, assurer la qualité, auditer vos processus se fera à partir des documents. Le gain n’est pas tant le temps gagné, c’est les nouvelles opportunités, c’est la réactivité grâce à ces actions plus rapides, plus faciles, la réduction du nombre d’intermédiaires ou l’accès à l’information en situation de mobilité. Être capable d’être plus réactif pour vos clients, le marché, pouvoir faire non pas plus, mais de nouvelles choses, être plus à l’écoute, c’est là ce qui changera la manière de travailler. C’est cela qui permettra au mieux de créer de nouveaux avantages concurrentiels, au pire de ne pas se retrouver à la traine des concurrents qui auront pris le virage avant.

Une réponse à “Le ROI d’un projet ECM

  1. L’alternative : TTV (Time to Value) / vous n’investissez quasiment pas en louant une plateforme mutualisée quasi standard et vous rentrez dans la chaussure !
    Etes-vous prêts ?

    J'aime

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